Succesvol delegeren aan gelijken – piece of cake?

Een fusiemaatschap die ik begeleidde had een startworkshop achter de rug die veel enthousiasme had teweeggebracht. “Eindelijk hebben we een idee waar we met z’n allen naar toe willen.” In de opvolging dreigde echter wat van dat enthousiasme weg te ebben toen niet alle acties die uitgezet waren resultaat leken op te leveren.

Ze waren daarin geen uitzondering. Het komt vaak voor dat maatschappen en vakgroepen last hebben van een gebrek aan opvolging van afgesproken acties. Dat komt mede omdat er heel veel moet gebeuren en de patiëntenzorg natuurlijk altijd voorgaat. Daarnaast is de omgeving heel complex. De dokter in de ziekenhuisorganisatie is soms afhankelijk van veel partijen met eigen belangen. Het is ook niet gemakkelijk om elkaar aan te spreken op het niet nakomen van afspraken. In een maatschap ben je een groep van gelijken, in principe heeft iedereen een gelijke stem.

Waarom is het een issue, het gaat toch gewoon altijd zo? Dat gaat inderdaad vaak zo, maar het geeft veel gedoe en kan de onderlinge verhoudingen verstoren. Het creëert een cultuur van we kunnen er toch niets aan doen, we laten alles gebeuren. Daarnaast worden vergaderingen onuitstaanbare momenten waar niemand naar uitkijkt, omdat er elke keer weer dezelfde agendapunten moeten worden behandeld.

Eigenlijk delegeer je in een heleboel gevallen aan je collega’s. Of je nu uit naam van de maatschap of vakgroep iemand de opdracht geeft om iets te regelen voor zijn deelgebied. Of als iemand de maatschap vertegenwoordigt in een bepaald gremium van het ziekenhuis of daarbuiten. Of in de meer formele zin, de ‘zwaardere’ gevallen, als dat iemand een mandaat krijgt bijvoorbeeld in de rol van voorzitter van de maatschap.

Hoe voorkom je gedoe en verlies van grip op wat er gebeurt?

• Door een gezamenlijke visie op waar je naartoe wilt met je maatschap of vakgroep. Dat geeft een kader waarbinnen duidelijk is wat je wilt bereiken en geeft mensen richting aan de dingen die ze doen. Je hoeft dan niet over elk detail te overleggen.
• Door helder verwachtingen uit te spreken ten aanzien van de verschillende rollen en functies die er zijn. Sommige rollen hebben een zwaarder mandaat nodig. Daar moet dus meer aandacht en duidelijkheid ervoor zijn.
• Duidelijke doelstellingen. Wat willen we bereiken, wat moet het eindresultaat zijn. ‘Tot het gaatje gaan’ als het gaat om doorvragen over wat we bedoelen en wat de afspraak is.
• Aangeven wat de grenzen zijn waarbinnen je kunt bewegen, bijvoorbeeld in onderhandelingen.
• Duidelijke afspraken maken over hoe vaak en wanneer er teruggekoppeld gaat worden over de voortgang.
• Welk gedrag? Ja, je moet het ook hebben over HOE een opdracht wordt ingevuld. Vanuit welke houding gaan we onderhandeling in, nemen we deel aan een project of vervullen we een rol in een vertegenwoordigend orgaan?
• Feedback op de uitvoering van de rol. Leden van de maatschap moeten zich er van bewust zijn dat iedereen verantwoordelijk blijft, ook al ben je niet de gedelegeerde. Blijf dus vragen naar de voortgang en geef terug aan je collega of maat wat je ziet over hoe deze zijn taak invult.
• Besef dat de praktijk altijd weerbarstig is. Hoe je crisissituaties het hoofd biedt of andere partijen is iets dat je in onderling overleg afspreekt.

Open deuren? Ik kan me voorstellen dat je dat denkt. Maar hoe vaak heb je gezamenlijk besproken wat de verwachtingen zijn? Voor sommigen zal er toch een eye-opener bij zitten. Ik help dokters die last hebben van dit soort dingen met het beter organiseren en samenwerken om een soepeler lopende maatschap of vakgroep te creëren. Dat doe ik onder andere tijdens heidagen en in het ‘Moeiteloze Maatschap – vier maanden programma’, het programma dat een versnelling aanbrengt in het krijgen van resultaat en de onderlinge samenwerking een nieuwe impuls geeft.

Ik nodig je graag uit voor een gratis Adviesgesprek. Dat is een goede manier om vrijblijvend je eigen situatie te onderzoeken en meer te weten te komen. In een Adviesgesprek (telefonisch of per skype) onderzoeken we in een gesprek van zo’n drie kwartier wat de situatie is van jouw maatschap, vakgroep of bestuur. Welke strategieën je zou kunnen volgen om de gewenste doelen ten aanzien van samenwerking of resultaat te behalen. Je bespreken in elk geval de eerste stappen om die strategie te verwezenlijken. Elke maand heb ik maar gelegenheid voor vijf gesprekken, ben er dus op tijd bij.

Bel voor een afspraak naar 0652 375374, of mail naar info@moeitelozemaatschap.nl.