5 Tips om 2 maal sneller te vergaderen

Moet je ook zo veel doen in de avonduren? Een hele dag gewerkt met patiënten en dan gaat het gedoe met de maatschap of vakgroep nog beginnen. Of projecten waar je in het ziekenhuis bij betrokken bent of in een van de wetenschappelijke verenigingen.

Een van de dingen waar dokters over klagen als ik ze vraag waar ze last van hebben is de lengte en saaiheid van de vergaderingen die ze met elkaar hebben: “Onze vergaderingen zijn zo moeizaam. Ze duren lang en aan het eind weten we nog niet wat we moeten doen. Dezelfde punten komen steeds weer terug op de agenda.”

Ik kom dit veel tegen in de dagelijkse praktijk. Het lijkt zo eenvoudig, een vergadering leiden, maar iedereen wil zijn zegje doen. Collega’s komen te laat, gaan tussentijds even weg. Er wordt gebeld door een zaalarts. Enzovoorts.

Hier zijn de tips:

Tip 1. Ken de andere personen in de vergadering
Ben je bewust bent van het effect van je gedrag op anderen en waarom anderen zich zo gedragen als ze doen. Dan kun je beter inspelen op de emotie die soms naar boven komt.

Tip 2. Heb een duidelijke Koers en Focus
Als je maatschap of vakgroep een gemeenschappelijke visie heeft bepaald op waar zij naar toe wil en wat de belangrijkste zaken zijn die zij moet aanpakken, worden discussies in de vergadering gemakkelijker.

Tip 3. Bepaal het juiste ritme en de juiste inhoud
De grootte van de groep mensen bepaalt hoe vaak je gezamenlijk vergadert en hoe veel je delegeert aan een kleinere groep. Veel voorzitters proppen alles wat speelt in een vergadering. Dat is niet effectief. Het menselijke brein werkt beter als je rationeel praten over operationele zaken scheidt van creatief denken over de lange termijn.

Tip 4. Zorg voor een goede voorzitter
Een goede voorzitter zorgt voor structuur in de vergadering, weet samen te vatten, orde te bewaren, besluiten duidelijk te verwoorden en de tijd te bewaken.

Tip 5. Werk volgens een duidelijk proces
Duidelijke afspraken over de voorbereiding en de manier waarop je vergaderingen houdt, geven houvast om je te kunnen concentreren op de zaken die er echt toe doen.

Open deuren? Ik kan me voorstellen dat je dat denkt. Voor sommigen zal er toch een eye-opener bij zitten. Ik help dokters die last hebben van dit soort dingen met het beter organiseren en samenwerken om een effectievere maatschap of vakgroep te creëren. Dat doe ik onder andere tijdens heidagen en in het ‘Moeiteloze Maatschap – vier maanden programma’, het programma dat een versnelling aanbrengt in het krijgen van resultaten.

Ik nodig je graag uit voor een gratis Adviesgesprek.  Dat is een goede manier om vrijblijvend je eigen situatie te onderzoeken en meer te weten te komen. In een adviesgesprek (telefonisch of per skype) onderzoeken we in een gesprek van zo’n drie kwartier wat de situatie is van jouw maatschap, vakgroep of bestuur. Welke strategieën je zou kunnen volgen om de gewenste doelen ten aanzien van samenwerking of resultaat te behalen. Je bespreken in elk geval de eerste stappen om die strategie te verwezenlijken. Elke maand heb ik maar gelegenheid voor vijf gesprekken, ben er dus op tijd bij. 

Bel voor een afspraak naar 020 3707878, of mail naar info@moeitelozemaatschap.nl.