Vakgroep fuseren doe je zo!

Het ziekenhuis landschap verandert snel. De ene fusie na de ander vindt plaats. En of je nu wilt of niet, de vakgroepen moeten mee fuseren. Dat betekent een nieuw speelveld met nieuwe mensen. Twee teams die met elkaar moeten leren samenwerken: verschillende locaties, andere werkwijzen en het opbouwen van een nieuw vertrouwen.

Wat is er nodig om een fusie in goede banen te leiden? Mijn ervaring met het begeleiden van fusievakgroepen brengt me tot de volgende drie aandachtsgebieden.

1. Infrastructuur
Allereerst moet je een goede infrastructuur aanleggen om een goede samenwerking te bewerkstelligen.

• Zorg voor voldoende contactmomenten. Maak een ritme voor groepsmeetings waarin de belangrijkste beleidspunten worden besproken
• Een open deur: zorg voor goede tools en gereedschap om informatie uit te wisselen en op afstand met elkaar te kunnen overleggen. Dat betekent de juiste apparatuur om virtuele meetings te regelen en om mensen gemakkelijk op afstand 1 op 1 te kunnen laten overleggen. Zorg voor de juiste tools om eenvoudig relevante bedrijfs- en patiëntinformatie uit te wisselen. Een goed beeldscherm en apps op de smartphone doen wonderen. Maak zichtbaar wat je bindt.
• Heldere rollen en verantwoordelijkheden. Wanneer je op verschillende locaties werkt moet je zeker weten wat iedereen doet, er is niet even tijd voor overleg.
• Wanneer je in een grotere groep samenwerkt, met name in een groep van gelijken, is het nodig dat je duidelijk maakt welke besluiten in de gehele groep genomen moeten worden en welke, veelal operationele, besluiten er in een kleiner comité of dagelijks bestuur genomen kunnen worden.

2. De Taak
Als je samen moet gaan werken en dat succesvol wilt maken, heb je een gezamenlijke richting nodig. Dat geeft mensen uitzicht en inspiratie en maakt het gemakkelijker om besluiten te nemen in een complexe omgeving.

• Missie en Visie. Eerst wil je duidelijk hebben wat de bedoeling is van je organisatie. Waarom kom je naar je werk, wat inspireert je. Een visie is niet meer dan een beeld hebben waar je met je groep naar toe wilt. Een gezamenlijk uitgangspunt.
• Heldere doelstellingen en prioriteiten. Als je weet waar je naar toe wil, zul je doelstellingen moeten formuleren om daar te komen. Een doelstelling is een afspraak waar je elkaar aan kunt houden als deze zo SMART (specifiek, meetbaar, ambitieus, realistisch, tijdgebonden) mogelijk wordt gemaakt. Als je hier regelmatig op terugkomt kun je de voortgang met elkaar monitoren en bijsturen.
• Manier van werken. Gezamenlijke projecten zoals protocollen opstellen en operationeel maken van een zorgpad zorgen er voor dat je elkaar ook beter leert begrijpen.

3. Het Gedrag
Ten slotte, om een fusie tussen vakgroepen te laten slagen , moet je het samen hebben over gewenst gedrag. Dit is eigenlijk het meest cruciale element.

• Het begint met Vertrouwen. Jawel, met een hoofdletter. Daarvoor moet je elkaar leren kennen. Persoonlijke verhalen en ambities uitwisselen, elkaar dus regelmatig echt ontmoeten. Dan pas krijg je een veilige omgeving aar mensen zich kwetsbaar durven en kunnen opstellen en elkaar om hup duren vragen.
• Vanuit vertrouwen ben je ook niet bang om de – inhoudelijke – confrontatie met elkaar aan te gaan. Open discussies, en dus ook benieuwd zijn naar de mening van de minderheid, leiden tot commitment voor de genomen besluiten en afspraken, ook als je in eerste instantie een ander idee had.
• Want als je vanuit vertrouwen goede heldere afspraken maakt, durf en mag je elkaar ook aanspreken op elkaars functioneren, in resultaat en gedrag.
• Het blijft natuurlijk oefenen – feedback geven en elkaar aanspreken. Besef dat een ander de wereld vanuit een ander perspectief kan zien helpt je de dialoog met elkaar aan te gaan en dus echte gemakkelijker resultaat te halen.

Ik nodig je graag uit voor een gratis Adviesgesprek over waar jij staat in het fusieproces. Of je nu op het punt staat om samen te gaan met een andere vakgroep of je al een tijdje geleden bent samengegaan. Het is een goede manier om vrijblijvend je eigen situatie te onderzoeken en meer te weten te komen over de verschillende deelgebieden die je nog eens zou kunnen bekijken met je groep. In een Adviesgesprek (telefonisch of per skype) onderzoeken we in een gesprek van zo’n drie kwartier welke strategieën je zou kunnen volgen om de gewenste doelen ten aanzien van samenwerking of resultaat te behalen. We bespreken in elk geval de eerste stappen om die strategie te verwezenlijken. 

Bel voor een afspraak naar 0652 375374, of mail naar info@moeitelozemaatschap.nl.